Щодо ведення електронних класних журналів
Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг"
Закон України "Про електронні довірчі послуги"
Положення про електронний класний журнал
Інструкція з ведення електронного класного журналу
Відповіді на запитання щодо ведення шкільного журналу в 1-4 класах НУШ
Оскільки на сьогодні немає окремого нормативно-правового акту щодо електронних класних журналів, тоді немає жодної різниці, паперовий журнал чи «електронний» - він має відповідати вимогам Інструкції з ведення класного журналу учнів 5-11(12)-х класів загальноосвітніх навчальних закладів(наказ МОНУ за № 496 від 03.06.2008 року) та наказу МОНУ № 423 від 10.05.2011 року.
На сьогодні журнал 5-11-их класів має містити такі розділи:
1. Облік відвідування;
2. Облік навчальних досягнень учнів;
3. Облік проведення навчальних екскурсій та практики;
4. Зведений облік навчальних досягнень учнів;
5. Облік проведення бесід, інструктажів, заходів з безпеки життєдіяльності;
6. Загальні відомості про учнів;
7. Зведена таблиця руху учнів класу та їх досягнень у навчанні;
8. Зауваження до ведення журналу.
Якщо хоча б одного з цих розділів немає в журналі, або він зветься не так, то ...
Журнал 1-4-их класів заповнюється відповідно до Методичних рекомендацій щодо заповнення Класного журналу учнів початкових класів Нової української школи(наказ МОНУ за № 1096 від 02.09.2020 року), які не містять вимог щодо змісту такого журналу. Вимоги щодо змісту класного журналу початкових класів містилися в Інструкції щодо заповнення Класного журналу для 1-4-х класів загальноосвітніх навчальних закладів, яка втратила чинність на підставі Наказу Міністерства освіти і науки № 995 від 03.08.2020 року. За чинним наказом МОНУ № 423 від 10.05.2011 року «Про затвердження єдиних зразків обов’язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності» журнал 1-4 класів має містити такі розділи:
1. Облік відвідування(пропусків занять);
2. Облік навчальних досягнень учнів;
3. Облік проведення навчальних екскурсій;
4. Зведений облік навчальних досягнень учнів;
5. Загальні відомості про учнів;
6. Листок здоров’я;
7. Зведена таблиця руху учнів класу;
8. Облік проведення бесід, інструктажів, заходів з безпеки життєдіяльності;
9. Зауваження до ведення класного журналу
Як не дивно, розділи журналів у молодшій та основній(старшій) школі мають дещо різні назви.
Єдиний нормативний документ, який згадує про можливість ведення електронного журналу - наказ № 1096 від 02.09.2020 року:
Журнал може заповнюватися в електронній або паперовій формі.
Заклади освіти можуть створювати документи лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення, що відповідає вимогам законодавства.
Журнал в електронній формі є інформаційно-телекомунікаційною системою, інформація в якій має бути захищена від несанкціонованого знищення або змінення (модифікації).
Обробка персональних даних при веденні журналу здійснюється із забезпеченням захисту персональних даних відповідно до законодавства.
Отже електронний журнал має відповідати вимогам законів України:
- "Про електронні документи та електронний документообіг";
- "Про захист персональних даних"
- "Про інформацію";
- "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах";
- "Про електронні комунікації".
Також електронний журнал має відповідати вимогам нормативних документів МОН України, про які йшлось вище.
На жаль, наявні на сьогодні не передбачено обов'язкової сертифікації систем ведення електронних журналів щодо відповідності їх вимогам чинного законодавства та нормативних актів Міністерства освіти та науки України.
Більшість систем для ведення класних журналів є онлайн-застосунками зі збереженням даних на серверах відповідних комерційних компаній або у «хмарних» сховищах.
Звідси проблема - у випадку відсутності доступу до Інтернету електронний журнал буде недоступним, і це розуміють більшість керівників закладів освіти.
Доступ до журналу зникне:
- при пошкодженні апаратури у місцевого провайдера(надавача послуги доступу до Інтернету);
- при пошкодженні магістральних ліній зв'язку;
- при пошкодженні серверів компанії-надавача послуги електронного журналу;
- при відключеннях постачання електроенергії або при пошкодженні енергетичної інфраструктури;
- припинення діяльності компанії-надавача послуги електронного журналу.
- інші причини.
Маємо розуміти, що можуть випадки, коли доступ до журналу зникне на певний час і потім відновиться, а може бути випадок, коли дані журналу зникнуть безповоротно, без можливості їх відновлення. Саме тому електронні журнали мають функціонувати за схемою, коли інформація зберігається на сервері закладу освіти і дублюється на серверах компанії-надавача послуги електронного журналу або у «хмарному» сховищі.
Кінцевий користувач (вчитель або представник адміністрації) зі свого пристрою підключається до шкільного сервера, якщо він знаходиться в мережі закладу або до сервера компанії-надавача послуги електронного журналу, якщо він(користувач) знаходиться за межами мережі закладу освіти, шкільний сервер та сервер компанії автоматично синхронізуються, тобто дані у них мають бути ідентичними. У такому випадку електронний журнал школи буде функціонувати в межах закладу навіть при відсутності Інтернету - через локальну мережу закладу (WiFi або Ethernet). При відсутності мережного з'єднання в межах закладу освіти програма-клієнт має зберігати дані у локальному сховищі на пристрої користувача (вчителя), синхронізація з шкільним сервером має відбуватися при появі зв'язку або за допомогою перенесення даних за допомогою флеш-накопичувача. Це єдина схема, яка забезпечуватиме роботу електронного журналу в критичних випадках. Так, це буде значно дорожче, адже вимагатиме наявності програми-клієнта, а не просто сторінки в вебпереглядачі для доступу до системи, це вимагатиме наявності програмного забезпечення для шкільного сервера.
Інше важливе питання - персональні дані учнів та їх батьків. Паперові журнали містять розділ «Загальні відомості про учнів», в яких класні керівники вказували дату народження, стать, домашні адреси, телефонні номери та інші дані, які підпадають під поняття «персональні дані». Все було досить просто, коли ці дані залишалися в межах закладу освіти, а батьки писали заяву-згоду, що не заперечують того, що заклад освіти збирає такі дані. З появою електронних журналів персональні дані учнів і їх батьків потрапляють до третіх осіб, які юридично не можуть бути їх операторами. Тут вихід один - електронний журнал не має містити персональних даних учнів та їх батьків, ці дані мають зберігатися в особовій справі учня в сейфі директора школи. Електронна «особова справа» на сервері невідомо якої компанії - неприпустима річ взагалі. Аналогічно і з «листком здоров'я» - дані про фізичний стан дитини не можуть передаватися третім особам.
Для врегулювання цих питань Міносвіти має змінити вимоги щодо змісту класного журналу, він має містити лише розділи «Облік відвідування» та «Облік навчальних досягнень учнів»
Облік проведення навчальних екскурсій та практики - це анахронізм, якщо екскурсія передбачена програмою, тоді вона записується як урок, якщо не передбачена програмою, то це самодіяльність і їй не місце в журналі.
Зведений облік навчальних досягнень учнів вже не ведеться в початковій школі, в електронному журналі він генерується автоматично, як звіт про успішність.
Облік проведення інструктажів, заходів з безпеки життєдіяльності має проводитися в спеціальних журналах, бесіди - незрозуміло для чого обліковувати.
Відомостям про учнів та їх батьків нічого робити в класному журналі - це має бути в особовій справі учня.
Зведена таблиця руху учнів класу та їх досягнень у навчанні - для чого це в журналі?
Відомості про переведення учнів записуються в наказі директора, в особовій справі, тож нащо вони в журналі, який після цього запису відразу здають в шкільний архів?
Зауваження до ведення журналу мають бути в наказі керівника закладу, а не в журналі.
Дублювати електронний журнал паперовим чи ні? Це палиця з двома кінцями - можна не дублювати, сподіваючись, що ніяких «ексцесів» (про них було вище) не буде, або ж вести паралельно електронний та паперовий журнал (про всяк випадок). Якщо серйозно - під час уроку у вчителя не завжди є можливість оперативно заповнити електронний журнал та занести до нього оцінки учнів, це може бути просто від нестачі часу або через відсутність поруч комп'ютера/ноутбука/планшета з доступом до журналу, або ж через те, що сервер електронного журналу не відповідає. У такому випадку вчителі заносять оцінки до паперового «електронного» журналу (не жартую), а вже потім (на перерві або після уроків) переносять оцінки до електронного журналу. Це сувора реальність - якщо у вчителя є можливість оперативного доступу до журналу під час уроку - паперового не буде, якщо з пристроями/зв'язком проблеми - друкують «електронний» журнал на аркушах А4 і записують до нього оцінки та зміст теми уроків.
Щодо «архівного» збереження журналу - за наказом №423 «Про затвердження єдиних зразків обов’язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності» термін зберігання класних журналів в архіві - 5 років, для випускних класів - 10 років. Компанії-надавачі послуги електронного журналу не будуть зберігати ваші журнали такий термін, тому заклади освіти мають самі потурбуватися про їх збереження протягом встановленого терміну. Варіантів знову два - зберігати або в електронній формі або у паперовій. Якщо зберігаєте журнал у електронній формі, тоді маєте забезпечити збереження та цілісність даних. Зберігати на жорсткому диску шкільного комп'ютера не варто, адже при його пошкодженні архівний файл буде втрачено, тож його доцільно зберігати на флешнакопичувачі з фіксацією контрольної суми файлу. Інший вихід, який на 99% гарантує відсутність проблем - роздрукувати журнал на папері та зберігати його встановлений термін.
Що ще варто пам'ятати?
1. Компанії-надавачі послуги електронного журналу не несуть відповідальності за збереження даних та можливу їх втрату (перечитайте ще раз угоду, навіть Гугл не гарантує збереження ваших даних)
2. Компанії-надавачі послуги електронного журналу, як правило, не перевіряють роботу своїх серверів в умовах високого навантаження, тож на початку та в кінці навчальних періодів доступ до журналу може бути проблематичним, техпідтримка починає казати, що їх «атакують» або «ді-досять», але це лише тому, що сервери не розраховані на масовий наплив користувачів.
3. Не варто співпрацювати з компаніями, у яких на сайті вказано єдиний реквізит - номер мобільного телефону.
При укладанні угоди про послугу електронного журналу перевірте компанію-надавача - держреєстрацію, дозволену діяльність, час роботи, тощо.